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Du glossaire au Glossaire-as-a-Service : les enjeux de la définition des données

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La digitalisation fait son chemin. Les sources de données se multiplient. En conséquence, la masse d’informations aujourd’hui manipulée par les entreprises est si volumineuse que la classification des données et leur bonne compréhension deviennent des challenges à part entière, notamment lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux collaborateurs ou d’assurer la bonne marche des équipes. Sans un glossaire métier partagé, sans une classification des synonymes, sans une taxonomie organisée, permettant de s’approprier, de comprendre et de traiter la donnée, c’est toute la performance de l’entreprise qui peut s’en trouver perturbée.

Le glossaire métier: une base de connaissances indispensable !

Imaginez que vous entamez la lecture d’un ouvrage très technique, usant de termes spécialisés et complexes. Dans un volume bien pensé, vous trouvez, dans les dernières pages, un index auquel vous référer en cas de besoin. Voilà ce qu’est un glossaire : un dictionnaire de données métier propre à un domaine de compétences, un référentiel proposant des définitions, des mises en contexte, les conditions d’exploitation et de compréhension des termes utilisés au sein de l’entreprise. Un index, donc, mais doté d’une organisation sémantique et hiérarchique pensée pour être efficiente en regard des enjeux des entreprises digitalisées.

Le glossaire constitue une base de connaissances unique, commune à tous les collaborateurs au sein d’une entreprise, à laquelle chacun peut se reporter afin de découvrir, comprendre et intégrer les enjeux propres aux données en circulation dans sa structure , son service ou dans l’entreprise au sens large. Loin d’être un simple lexique statique, le glossaire doit s’apparenter à une base de connaissances vivante, qui permet aux collaborateurs de l’entreprise :

  • de découvrir et comprendre les données en autonomie (self-service)
  • de participer à l’élaboration et à l’évolution de la définition des données ;
  • de partager les informations ainsi créées ;
  • de structurer la manière dont les données sont mises à jour,
  • in fine, de démocratiser la donnée, d’offrir à tous la possibilité de devenir acteur du glossaire, et non plus seulement d’en rester le « consommateur ».

Impliquer et éduquer au bon usage de la donnée

Un glossaire métier se doit d’être transverse, vivant et évolutif, parce que l’entreprise elle-même est vivante et évolutive. En tant qu’organisme, elle se nourrit des usages nouveaux et de la multiplication des services. Il lui faut donc,un cerveau, une base opérationnelle ou un repository qui assure la formalisation et le partage de la connaissance des données en circulation.

De sorte que le glossaire ne peut plus être un ensemble de glossaires en silos hétérogènes, avec des formats et des pratiques d’alimentations différentes. Il doit nécessairement se métamorphoser en puisant dans l’apport des nouvelles technologies et des évolutions des pratiques agiles et collaboratives. on parle du BGaas, le « Business Glossaire-as-a-service ».
C’est le process qui permet d’impliquer l’ensemble des collaborateurs pour contribuer et accéder à un glossaire métier unique, permettant ainsi d’éviter la multiplication des glossaires en silos et la gestion des risques de redondance et de mise à jour.

Les enjeux et les avantages du BGaaS sont multiples :

  • Offrir un glossaire métier unifié, qui centralise l’ensemble des données métier de l’entreprise, une source de référence pour une connaissance fiable et à jour.
  • Un glossaire intégré et intégrable dans l’environnement de travail quotidien des collaborateurs. Avant d’utiliser un index, encore faut-il en connaître son existence, et pouvoir y accéder.
  • Un moteur de recherche unifié pour parcourir l’ensemble des données.
  • Rendre la donnée compréhensible par tous, démocratiser son usage en valorisant la définition collaborative plutôt que la définition institutionnelle. Car il est essentiel que les collaborateurs puissent forger eux-mêmes, ensemble, les significations des termes et faire évoluer ces significations au fil du temps et des usages.

Désormais, toute initiative de gouvernance des données au sein d’une entreprise doit passer par l’élaboration et la mise à disposition d’un glossaire. C’est la condition sine qua non pour réussir sa stratégie Data Centric. Mais il faut penser son instauration dans un environnement collaboratif, et intégrer la notion de Glossaire-as-a-Service en tant qu’évolution naturelle de ce principe dans toute entreprise digitalisée. Un enjeu de première importance – car, dans l’entreprise comme ailleurs, savoir c’est pouvoir.

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